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Arbeitsschutz und Fremdfirmen im Griff

Der gesamte Arbeitsschutz auf einer Plattform und die Koordination von Fremdfirmen von Anfang bis Ende: Lieferanten laden ihre Unterlagen ins Portal, und am Eingang zeigen der Kiosk und der QR-Code jedes Mitarbeiters sofort, wer hinein darf.

Warum CertiDoc

Lieferantenportal

Das Lieferantenportal

Jede Fremdfirma erhält ihren eigenen Zugang zu CertiDoc: Sie verwaltet die Unterlagen des Unternehmens und ihrer Mitarbeiter und sieht jederzeit, was ihr noch fehlt, um an Ihren Standorten arbeiten zu dürfen.

Unterlagen mit Ampel

Dokumente mit Gültigkeitsdaten, Status in Grün, Gelb oder Rot und Ablaufwarnungen; es zählen nur geprüfte und gültige Dokumente.

Mitarbeiter, Maschinen und Fahrzeuge

Ein Datensatz je Person, Gerät und Fahrzeug mit den Unterlagen; ändern sich Name oder Ausweisnummer, geht er erneut in die Prüfung.

Gefährdungsinformationen

Gefährdungen, Notfallmaßnahmen und Regeln des Standorts (spanisches Königliches Dekret 171/2004) mit Empfangsbestätigung je Version.

Unterschriebene Erklärungen

Erklärung des beteiligten Unternehmens, Anhang für Selbstständige und Gefährdungsfragebogen, direkt im Portal unterschrieben.

Geprüfte Bescheinigungen

Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Sozialversicherung und Finanzamt sowie Registereintrag für Bauunternehmen, mit Prüfcodes für die offiziellen Portale.

Arbeitserlaubnisse

Die Fremdfirma beantragt Erlaubnisse (Arbeiten in der Höhe, Heißarbeiten, enge Räume…) und schließt sie nach Abschluss der Arbeit.

Subunternehmer

Subunternehmerkette mit Ebenen und Subunternehmerbuch für Baustellen.

Schnelle Prüfung

Prüfer akzeptieren oder lehnen mit Begründung ab, und optional prüft eine KI das Dokument vorab.

Kiosk und QR

Zutrittskontrolle mit Kiosk und QR-Ausweis

Der Empfang registriert Besucher und Fremdfirmen auf einem Tablet, und jeder Mitarbeiter trägt einen QR-Code, der sofort zeigt, ob er hinein darf.

Kiosk am Empfang

Jedes Tablet oder jeder PC mit Browser, in der App freigegeben, ohne Benutzername oder Passwort: im Vollbild, mit Ihrem Logo und in 4 Sprachen.

An- und Abmeldung mit Unterschrift

Besucher unterschreiben bei Ankunft und Abgang, akzeptieren die Datenschutz- und Arbeitsschutzbedingungen und erhalten Bestätigung und Beleg per E-Mail.

Fremdfirmen-Ampel am Eingang

Je nach Besuchsgrund prüft der Kiosk Fremdfirma und Mitarbeiter: Grün, Gelb oder Rot, mit den fehlenden Anforderungen.

QR-Ausweis für jeden Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter hat seinen QR-Code, den die Fremdfirma im Portal drucken kann. Mit jedem Handy gescannt, zeigt er, ob er hinein darf, nie aber die Ausweisnummer.

Gültige Erlaubnisse am Eingang

Kiosk und QR-Code zeigen die genehmigten und gültigen Arbeitserlaubnisse des Mitarbeiters oder der Fremdfirma.

Anbindung an die Zutrittskontrolle

API mit Schlüsseln und Webhooks, um Drehkreuze, Schranken oder andere Systeme mit denselben Zutrittsregeln zu verbinden.

Prävention

Arbeitsschutz im eigenen Unternehmen

Gefährdungsbeurteilung

Gefährdungen je Arbeitsplatz und Tätigkeit mit Branchenbibliothek und Schutzmaßnahmen mit Verantwortlichem und Frist.

Hygiene, Ergonomie und Psychosoziales

Spezifische Beurteilungen hygienischer, ergonomischer und psychosozialer Gefährdungen.

Mitarbeiter und Schulung

Ein Datensatz je Mitarbeiter mit Unterlagen, Schulungen und ausgegebener PSA.

PSA und Arbeitskleidung

Ausgabe von PSA und Arbeitskleidung mit Größen, Beständen und vom Mitarbeiter unterschriebener Quittung.

Arbeitsmedizinische Vorsorge

Vorsorgeuntersuchungen mit Intervallen, Eignung, Bescheinigung und Fälligkeitswarnungen, mit verschlüsselten sensiblen Daten.

Maschinen, Geräte und Fahrzeuge

Beurteilung von Maschinen und Arbeitsmitteln sowie Fuhrpark mit Hauptuntersuchung, Versicherung und Wartung.

Im Alltag

Unfälle, Begehungen und Nachverfolgung

Unfälle und Delt@

Register für Unfälle und Vorfälle mit den Fristen des spanischen Meldesystems Delt@, Untersuchung und Unfallquoten.

Sicherheitsbegehungen

Geplante Begehungen, per Handy erfasst, auch offline.

Korrekturmaßnahmen

Eine einzige Nachverfolgung für Maßnahmen aus Unfällen, Begehungen, Gefährdungen, Ausschuss und Audits, mit Wirksamkeitsprüfung.

Arbeitsschutzausschuss

Sicherheitsbeauftragte, vierteljährliche Sitzungen, unterschriebene Protokolle und Beschlüsse.

Arbeitserlaubnisse

Arbeiten in der Höhe, Heißarbeiten, enge Räume oder Freischaltung mit Checkliste, Unterschriften und Fremdfirmenprüfung vor der Freigabe.

Kennzahlen-Dashboard

Der gesamte Arbeitsschutz auf einen Blick: Unfälle, Untersuchungen, PSA, Schulungen, Begehungen, Fremdfirmen und offene Maßnahmen.

Unterschriften mit Nachweis

Tarife

Das Modul Arbeitsschutz und CAE ist im Tarif Business (ab 149 €/Monat, Compliance + Arbeitsschutz + IT) und in Enterprise enthalten. Es läuft in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server.

Tarife und Preise ansehen →

Häufige Fragen

Muss die Fremdfirma etwas installieren?
Nein. Sie nutzt das Portal im Browser, am Rechner oder Handy, mit ihrem eigenen Benutzerkonto.
Was passiert, wenn die Unterlagen eines Mitarbeiters nicht aktuell sind?
Kiosk und QR-Code zeigen Rot mit dem Grund, und der Besuch wird als nicht genehmigt erfasst, damit der Empfang handeln kann.
Braucht der Kiosk spezielle Hardware?
Nein. Jedes Tablet oder jeder PC mit Browser genügt. Ein Administrator gibt ihn in der App frei und kann ihn jederzeit sperren.
Können wir es auf unserem eigenen Server betreiben?
Ja. CertiDoc läuft in der Cloud (gehostet in Spanien) oder auf Ihrem eigenen Server, mit dem Lieferantenportal unter der Adresse Ihrer Wahl.

Arbeitsschutz und Fremdfirmen an einem Ort koordinieren

Wir zeigen Ihnen Lieferantenportal und Kiosk an einem echten Fall aus Ihrem Unternehmen. 14 Tage kostenlos testen.

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